業務の見える化とは？6つのメリットや進め方について詳しく解説！

昨今では、業務効率化や生産性向上の手法として「業務の見える化」が注目されています。

現場で業務改善を進めようとしても、何から手を付ければよいか悩んだ経験はありませんか。

その原因の一つは、業務の中で見えていない部分があることです。業務を「見える化」することで問題解決の糸口をつかみやすくなります。

本記事では、業務改善の一環として注目される「業務の見える化」とは何か、そのメリットや進め方、ポイントまで詳しくご紹介します。

限られたリソースで最大の成果を上げるためのヒントとして参考にしてください。

業務の見える化とは

「見える化」は元々トヨタの製造現場で、問題箇所を一目で把握してすぐ対応するために生まれ、ビジネスの世界にも広がった手法です。

「業務の見える化」とは、業務について「誰が」「いつ」「どこで」「どのように」「どのレベルで」を明らかにし、関係者全員が客観的に内容を理解できるよう共有することを指します。

その結果、業務のどこにミスやトラブルが生じやすいかを一目で把握でき、解決のための行動にもすぐ移せるようになるでしょう。

「業務の見える化」は「業務可視化」と同じ意味で用いられることがあります。

業務の見える化をする3つの目的

業務の見える化は、主に業務改善を目的として行われることが多いです。

業務全体を俯瞰して可視化することで、無駄や問題点を把握しやすくなり、改善への糸口が見つかるためです。

しかしながら、見える化の目的はそれだけではありません。以下によくある目的の例をご紹介します。

1. 業務を改善したい

2. ビジネスツールを導入したい

3. 内部のルールや仕組みを整えたい

（１）業務を改善したい

業務の見える化の第一の目的は、現状の業務フローを見直して改善することです。

全体の流れを洗い出して可視化することで、重複作業や不要な手順といったムダを発見しやすくなります。

また、部署間やメンバー間の業務量に偏りがあれば、見える化によって問題が明確になり、適切な配分やプロセスの調整につなげることが可能です。

見える化によって今まで見過ごされていたボトルネックや問題点を早期に発見し、迅速に改善策を講じることも可能になります。

（２）ビジネスツールを導入したい

業務の見える化は、新しいITサービスや業務支援ツールの導入をスムーズに進める目的でも行われます。

現状の業務プロセス全体を可視化しておくことで、どの業務にどのようなツールが必要か判断しやすくなります。

属人化された手作業が多い場合でも、フローを明確にしておけば、それらをITツールで代替できるかどうか検討しやすくなるでしょう。

さらに、業務の見える化を通じて業務の標準化が図られれば、新しいツール導入後の定着や効果検証もスムーズに行えるでしょう。

（３）内部のルールや仕組みを整えたい

業務の見える化は、社内のルールや仕組みを整備する目的でも活用されます。

社内の業務フローやナレッジを全体で共有し、属人化されたノウハウを組織の資産にすることが可能です。

さらに、業務量に応じて適切な人員数を配置するための判断材料にもなります。

見える化により特定の担当者だけが知るノウハウを減らし、担当者が異動・退職しても業務を滞りなく引き継ぐ体制を作ることが可能です。

このように、見える化によって業務が標準化され、社内ルールの明確化や属人性の排除に役立ちます。

業務の見える化を行う6つのメリット

業務の見える化を行うことで、組織にはさまざまなメリットがあります。

1. 業務プロセスの全体が把握できる

2. 業務効率が向上する

3. 社内での情報共有が行いやすくなる

4. 業務上のミスを削減できる

5. サービスの質の向上につながる

6. 従業員の評価を適切に行うことができる

ここでは、業務の見える化によって得られる主なメリットを順に見ていきましょう。

（１）業務プロセスの全体が把握できる

全社の業務を可視化することで、組織の全体像を把握できるようになります。

経営陣にとっては、見える化した情報を今後の戦略立案や意思決定に活用でき、現場の従業員も自分の担当業務の位置付けや他部署への影響を理解しやすくなります。

その結果、部署間の連携が進み、トラブルが発生した際にも関係部署と素早く情報共有して対応できるようになるでしょう。

また、業務の状況が可視化されることで従業員の理解度が高まり、前向きに業務改善へ取り組む姿勢も生まれます。

（２）業務効率が向上する

業務を見える化することで、作業の重複や非効率な手順などが明確になります。

無駄な業務を段階的に削減し、タスクの優先順位や手順を最適化することで、業務効率化を実現可能です。

必要な作業にリソースを集中できるため、残業時間の削減や長時間労働の是正、コスト低減にもつながります。

業務全体のムリ・ムダ・ムラを可視化して排除できるため、生産性向上に直結します。

（３）社内での情報共有が行いやすくなる

業務内容や進捗状況が見える化されていると、社内のメンバー間で共通の認識が持ちやすくなります。

同じ情報をリアルタイムで共有することで、部署を越えた協力や調整がスムーズに行え、連携ミスも減るでしょう。

複数の部署や担当者が関与する業務でも、各自が最新の状況を把握できるため、情報共有しながら迅速に意思決定や対応ができるようになります。

また、情報が一元化されているため、担当者個人に依存せず誰でも必要なデータにアクセスできます。

これにより、「聞いていない」といった情報伝達の行き違いを防止できるでしょう。

（４）業務上のミスを削減できる

業務の見える化によって、業務上のミスやタスクの抜け漏れを減らすことができます。

進捗状況がリアルタイムに共有されるため、作業の遅れや未着手といった問題を早期に察知でき、上司への報告を待たずにすぐ対応することでミスやトラブルを未然に防ぐことが可能です。

また、タスクの状況を複数人で確認できるため、一人では見落としがちなミスにもチーム全体で早期に気づくことができます。

（５）サービスの質の向上につながる

業務を見える化して標準化することで、サービスや製品の品質向上につながります。

属人化を解消し、誰が担当しても一定の品質で業務を遂行できる仕組みを構築できるため、担当者の異動・退職が発生してもサービスレベルを維持できます。

さらに、ベストプラクティスを共有して業務プロセスを最適化すれば、品質のばらつきを減らし、安定したサービス提供が可能になるでしょう。

結果的に、顧客からのクレーム減少や満足度向上にもつながります。

（６）従業員の評価を適切に行うことができる

業務を見える化することで、従業員の仕事量や難易度が客観的に把握でき、人事評価をより適正に行いやすくなるでしょう。

テレワークなどで部下の働きぶりが見えにくい場合でも、誰がどの程度の業務を担当し、どんな成果を上げているかをデータで把握できるため、上司の主観に頼らない公平な評価が可能となります。

適切な評価は従業員の意欲向上にも良い影響となり、結果として人材の適材適所にもつながります。

たとえば、業務の難易度が増しているのに上司が気づいていない場合でも、見える化された情報でそうした変化を捉えやすく、適切なケアや配置転換の判断ができるようになるでしょう。

業務の見える化の進め方

業務の見える化を効果的に行うには、いくつかのステップを踏む必要があります。

1. 業務を棚卸しする

2. マニュアルを作成して属人性を解消する

3. タスクやスケジュール等を可視化する

代表的な進め方として3つの手順をご紹介します。

（１）業務を棚卸しする

まず、現在の業務内容を詳細に棚卸しすることから始めましょう。

誰が・いつ・どこで・どのように・どれくらいの時間をかけて何をしているのか、といった情報を洗い出し、一覧化してください。

このでは、従業員へのヒアリングやアンケート、現場の観察、PCの業務ログ分析など様々な手法が用いられます。

これまでの業務イメージと実際の姿にズレがあれば、また言語化されていない暗黙知のノウハウが存在する場合は、この段階で把握しておきましょう。

（２）マニュアルを作成して属人性を解消する

次に、業務マニュアルや手順書を作成し、業務の標準化を図ります。

マニュアルは一般的に「業務フロー」「概要」「各項目の説明」という構成で作成し、作業手順に加えてチェックリスト等を用意して品質を保てるようにしましょう。

マニュアルはWordやGoogleドキュメントなどで作成しても構いませんが、専用のマニュアル作成ツールを活用すれば、文書の管理や改訂を効率的に行えます。

マニュアルを整備することで属人性が解消され、誰でも同じ手順で業務を遂行できるようになるでしょう。

（３）タスクやスケジュール等を可視化する

最後に、ITツールを活用してタスクやスケジュールを可視化します。

グループウェアやプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールなどを用いて、従業員各自の予定やタスクの進捗状況を「見える化」しましょう。

カレンダーやカンバン方式のボード、ガントチャートなどでタスクを一覧・共有し、リアルタイムで進捗を把握できるようになります。

重要なのは、現場の従業員にとって見やすく使いやすい形式を選択することです。

業務の見える化をする際に大切な4つの要素

業務を見える化して分かりやすく共有するには、非常に重要な要素があります。

1. 従業員ごとのスケジュール

2. グループごとのタスクの進捗状況

3. 詳細な業務工程

4. 業務において得られたナレッジ

一般的に重要とされる4つのポイントをそれぞれ解説します。

（１）従業員ごとのスケジュール

各従業員の一日の予定を見える化し、いつ誰が何の業務を行っているかを共有します。

その結果、作業に過剰な時間がかかっている箇所や、特定の従業員に業務が偏っていないかが一目でわかるようになるでしょう。

同じ種類の仕事を複数人で行う場合は、各人の予定を一覧化することで、その業務に必要な人員数の目安もつかみやすくなります。

スケジュールに実績（実際の作業時間や内容）を付記しておけば、計画と実績の差異も把握でき、業務量データとして活用できます。

（２）グループごとのタスクの進捗状況

チームやグループ単位で、タスクの進捗状況を可視化します。誰がどのタスクを担当し、進捗がどの程度か、いつ完了したかなどを共有できる状態にしてください。

タスクの実行が漏れて誰も着手していない状況や、進行があまりに遅い状況でも、見える化されていれば早期に異常を察知できます。

また、新しいタスクが発生した際も、各メンバーの進捗状況が見えていれば、誰に追加の作業をアサインできるのか検討しやすくなるでしょう。

（３）詳細な業務工程

業務フロー（工程）は、業務内容の全体像を一つの図にまとめたものです。

いわば業務の「目次」や「概要」にあたり、たとえば入社手続きであれば採用決定から入社後面談まで、月次決算であれば「データ集計→仕訳→試算表→月次財務諸表（PL）」といった流れを一目でつかめるよう図示します。

ただし、フローの一つひとつが大まかすぎると細かな項目を入れられず、見える化の効果が薄れてしまいます。

実態に即して、入社手続きであれば正社員と契約社員でフローを分岐させるなど、必要に応じた表現を行うことが重要です。

（４）業務において得られたナレッジ

ナレッジとは、業務で得られた知識やノウハウ、コツなどあらゆる知見を指す言葉です。

業務フローや手順だけでなく、業務の背景や経緯、求められるレベル・基準、使用する機器やシステム・ツール、過去のイレギュラー対応や成功例・失敗例など、業務を通じて得られたナレッジも都度追加して見える化するとよいでしょう。

こうしたナレッジを蓄積し、変化や改善点があれば更新し続けることで、組織全体の知見が深まり、今後新たな課題が生じた際にも素早く対応できるようになります。

業務の見える化を成功させるための3つのポイント

業務の見える化を推進する上で、留意したいポイントがいくつかあります。

1. 業務の見える化をする理由を明確にする

2. マニュアルは誰でも理解できる内容を意識して作成する

3. 常に情報をアップデートする

ここでは3つのポイントをご紹介します。

（１）業務の見える化をする理由を明確にする

まず、何のために業務の見える化を行うのか、その目的を明確にしましょう。

業務効率化、生産性向上、従業員のスキル底上げ、適材適所の人員配置、ナレッジの集積、テレワーク推進、全国展開のコミュニケーション基盤構築など、企業によって見える化の目的はさまざまです。

目的が定まれば、それに応じて手段の規模や必要な予算も見えてきます。

既存のツールで対応するか、システムを新たに導入するかなど、自社に合った見える化の方法を検討しやすくなるでしょう。

（２）マニュアルは誰でも理解できる内容を意識して作成する

見える化の過程では、現場の従業員にとって「見やすさ」や「わかりやすさ」を重視しましょう。

単なる情報共有ではなく、誰が見ても一目で内容を理解できる形式にすることがポイントです。

新たなシステムやツールを活用する場合も、現場で情報を追加・閲覧しやすい使い勝手であることが重要です。

土台となるマニュアルも、専門用語を多用せず、誰でも理解できる平易な表現を心がけましょう。

（３）常に情報をアップデートする

業務の見える化を実施した後も、情報の更新を続けていきましょう。

スケジュールやタスク進捗といったフロー情報は日々変化するため随時更新されますが、立てた予定に対する実績も入力しておけば実態が反映されます。

また、業務フローやナレッジといったストック情報も、変更点や改善点が出たらその都度最新の状態へ改訂しましょう。

常に情報をアップデートしていくことで、見える化した資料が情報確認のために立ち戻る拠り所として信頼性を保ち続けます。

業務の見える化にはmfloow

mfloow（エムフロー）は、入退社手続きや決算業務などの定型業務に特化したタスク・マニュアル管理ツールです。

タスクの抜け漏れや部署間での連携ミス、業務の属人化を防ぎ、業務の見える化や標準化を実現します。

リストやフローチャート、ガントチャート形式で業務棚卸の実施やマニュアル化、タスク管理を実施できるのが最大の特徴です。

業務の見える化によって担当者の負担を軽減し、各自が本来注力すべき創造的な業務に集中できるようサポート可能です。

実際に業務の見える化によって業務リソースの最適化を実現した活用事例もございますので、ぜひお問い合わせください。

まとめ

本記事では、業務の見える化の意味やメリット、進め方やポイントについて解説しました。

業務の見える化を行うと、業務全体の把握が可能になり、業務フローの改善や人員配置の最適化、従業員の適正評価を行えるなど多くのメリットがあります。

業務の現場においても、状況が見やすくわかりやすいとやる気が湧き、前向きに改善に取り組む姿勢が醸成されていきます。

まずは自社の見える化の目的を明確にした上で、自社に合う方法で業務の見える化に取り組んでみてください。

業務改善の一環として、見える化をぜひ積極的に進めていきましょう。